Có một quy luật trong việc đưa công nghệ vào doanh nghiệp mà tôi thấy đúng gần như tuyệt đối: số hoá một quy trình tốt thì được một quy trình tốt chạy nhanh hơn. Số hoá một quy trình lộn xộn thì được sự lộn xộn nhanh hơn.
Điều này giải thích vì sao rất nhiều dự án chuyển đổi số ở doanh nghiệp Việt Nam thất bại — không phải vì phần mềm dở, mà vì chưa ai hỏi câu quan trọng nhất trước khi mua phần mềm.
Phần mềm đã hết là rào cản
Mười năm trước, một doanh nghiệp nhỏ muốn có phần mềm quản lý bán hàng phải bỏ ra khoản tiền đáng kể, chờ vài tháng, và phụ thuộc vào nhà cung cấp cho mọi thay đổi nhỏ.
Bây giờ thì có sẵn hàng chục lựa chọn dùng thử miễn phí, trả theo tháng, cài trong một buổi. Và với AI, ngay cả phần mềm viết riêng cũng rẻ đi rất nhiều.
Nghĩa là công cụ không còn là nút thắt. Nhưng tỷ lệ dự án thất bại thì không giảm tương ứng.
Vì nút thắt nằm ở chỗ khác.
Ba nút thắt thật
Thứ nhất: chưa ai định nghĩa được quy trình đang chạy.
Hỏi một chủ doanh nghiệp nhỏ "quy trình bán hàng của anh là gì", câu trả lời thường là mô tả những gì nên xảy ra, không phải những gì đang xảy ra. Thực tế thì mỗi nhân viên làm một kiểu, có ngoại lệ cho khách quen, có bước ai cũng bỏ qua.
Đưa phần mềm vào một quy trình chưa được viết ra là ép mọi người theo một cách làm mà chưa ai đồng ý. Kết cục quen thuộc: nhân viên vẫn ghi sổ tay song song, và phần mềm thành nơi nhập lại vào cuối ngày — tức là thêm việc, không bớt việc.
Thứ hai: không ai chịu trách nhiệm về dữ liệu.
Phần mềm chỉ hữu ích nếu số liệu trong đó đúng. Mà số liệu đúng đòi hỏi có người nhập đúng, đúng lúc, mọi lúc. Nếu không ai chịu trách nhiệm việc đó, dữ liệu sai dần, rồi không ai tin nữa, rồi không ai dùng nữa.
Thứ ba: chủ doanh nghiệp muốn phần mềm giải bài toán quản lý con người.
Đây là kỳ vọng sai phổ biến nhất. Nhân viên không làm đúng thì không phải vì thiếu phần mềm. Cài phần mềm giám sát vào một tổ chức không có kỷ luật thì chỉ tạo ra sự đối phó tinh vi hơn.
Điều sắp buộc mọi người phải làm
Trước đây, doanh nghiệp nhỏ có thể trì hoãn chuyện này vô hạn. Điều đó đang chấm dứt, không phải vì họ muốn mà vì quy định.
Việc chuyển từ thuế khoán sang kê khai thực, cùng với hoá đơn điện tử, buộc hàng triệu hộ kinh doanh phải có một thứ họ chưa từng có: ghi chép được từng giao dịch.
Đây là chuyển đổi số ở dạng bắt buộc, và nó chạm tới nhóm ít chuẩn bị nhất.
Điều đáng nói là nó tạo ra một cơ hội mà ít ai chỉ ra: doanh nghiệp buộc phải ghi chép cũng là doanh nghiệp lần đầu có dữ liệu về chính mình. Bán mặt hàng nào lãi thật, khách nào mua lại, giờ nào đông. Những câu trước đây trả lời bằng cảm giác, nay có số.
Và xa hơn: có sổ sách nghĩa là lần đầu chứng minh được dòng tiền để vay vốn — cánh cửa mà hộ kinh doanh vốn bị đóng.
Ai giúp họ nhìn ra hai điều đó sẽ bán được dịch vụ dễ hơn nhiều so với người chỉ nói về nghĩa vụ.
Thứ tự đúng, và nó ngược với thói quen
Cách làm phổ biến là chọn phần mềm trước. Thứ tự đúng thì ngược lại:
Một, viết ra quy trình đang chạy thật. Không phải quy trình lý tưởng. Đi theo một đơn hàng từ lúc khách hỏi tới lúc thu tiền và ghi lại từng bước ai làm gì.
Hai, bỏ những bước không cần. Phần lớn quy trình ở doanh nghiệp nhỏ có những bước tồn tại chỉ vì lịch sử. Bỏ chúng đi rẻ hơn và hiệu quả hơn mọi phần mềm.
Ba, chọn công cụ đơn giản nhất làm được việc. Rất nhiều doanh nghiệp nhỏ mua hệ thống có tám mươi tính năng và dùng ba.
Bốn, chỉ số hoá một khâu, chạy thật một tháng. Rồi mới sang khâu tiếp theo.
Và năm, chỉ định một người chịu trách nhiệm về dữ liệu. Không có bước này thì bốn bước trên vô nghĩa.
Điều đáng chú ý: bốn trong năm bước không liên quan tới công nghệ. Đó chính là lý do vì sao công cụ rẻ đi mà kết quả không tự tốt lên.
Thách thức của nghề tư vấn số hoá
Khách trả tiền cho phần mềm, không trả cho tư vấn. Họ thấy được phần mềm; không thấy được việc thiết kế lại quy trình. Đây là bài toán bán hàng khó nhất của nghề.
Xung đột lợi ích khi ăn hoa hồng phần mềm. Nếu thu nhập đến từ việc bán giấy phép phần mềm, thì lời khuyên "anh chưa cần phần mềm, anh cần sửa quy trình trước" là lời khuyên tự làm mất tiền.
Kết quả phụ thuộc vào khách nhiều hơn vào mình. Dự án thất bại vì nhân viên không dùng, và người tư vấn thì bị mang tiếng.
Và cạnh tranh với chính AI của khách. Khách hoàn toàn có thể hỏi máy về cách chọn phần mềm. Điều máy không làm được là ngồi trong cửa hàng của họ hai ngày và nhìn ra chỗ thật sự tắc.
Vì sao nghề này phải làm gương
Có một điểm hơi mỉa mai và tôi nghĩ đáng nói.
Rất nhiều đơn vị tư vấn chuyển đổi số ở Việt Nam đặt toàn bộ sự hiện diện của mình trên các nền tảng của người khác — trang mạng xã hội, nhóm chat, hồ sơ trên các sàn dịch vụ.
Một nghề đi khuyên doanh nghiệp phải sở hữu dữ liệu của mình, phải không phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất — mà bản thân lại đặt toàn bộ hồ sơ nghề nghiệp trên đất thuê, nơi bài trôi mất sau ba ngày và tài khoản có thể bị khoá — thì lời khuyên đó nghe rất nhẹ.
Và điều này vừa quan trọng hơn, vì lý do đã nói suốt bài: khi công cụ rẻ đi, ai cũng có bộ mặt chuyên nghiệp. Một người chưa từng làm dự án nào có thể có trang web, hàng trăm bài viết về chuyển đổi số, và bộ hồ sơ năng lực đẹp — trong một buổi tối.
Cái còn phân biệt được chỉ là thứ không nhân bản được: những doanh nghiệp đã làm cùng và bây giờ vẫn đang dùng hệ thống đó, và một địa chỉ đứng yên để những gì mình đã nói còn nguyên đó mà đối chiếu.
TrungTamSoHoa.com là loại tên như vậy: nằm sẵn trong ngôn ngữ, là cụm từ doanh nghiệp gõ khi bắt đầu tìm hiểu, và chỉ có đúng một bản. Trong một nghề mà toàn bộ lời khuyên xoay quanh việc đừng xây trên đất người khác, thì chỗ đứng của chính mình là bằng chứng đầu tiên — hoặc là mâu thuẫn đầu tiên.
Tên miền nhắc trong bài: TrungTamSoHoa.com
