Trong bảng chi phí của một quán ăn, hai khoản lớn nhất sau tiền hàng là tiền lương và đồ bỏ đi.
Cả hai đều đến từ cùng một chỗ: không biết trước tối nay đông hay vắng.
Xếp thừa người thì trả lương cho giờ đứng chơi. Xếp thiếu thì khách chờ lâu, phục vụ cáu, và có người không quay lại. Chuẩn bị nhiều đồ thì đổ bỏ, chuẩn bị ít thì hết món vào đúng giờ cao điểm.
Người quản lý giỏi đoán bằng kinh nghiệm và đoán khá đúng. Nhưng kinh nghiệm đó nằm trong đầu một người, và nó không nhân bản được sang chi nhánh thứ hai.
Việc cụ thể: dự báo theo khung giờ, không theo ngày
Đây là chỗ nhiều người làm sai ngay từ đầu. Dự báo doanh thu theo ngày gần như vô dụng cho việc xếp ca — vì ca làm việc tính theo giờ.
Cái cần là: thứ Năm tuần này, khung 18h–19h, ước bao nhiêu lượt khách.
Dữ liệu để làm việc đó thì quán nào cũng đã có sẵn mà không dùng: từng hoá đơn đều có dấu thời gian. Chỉ cần gom lại theo khung ba mươi phút, đủ vài tháng là ra hình dạng khá rõ.
Những yếu tố cộng thêm cũng không phức tạp: thứ mấy trong tuần, có phải ngày lễ không, trời mưa hay nắng, khu vực xung quanh có sự kiện gì. Riêng chuyện mưa đã giải thích được một phần đáng kể chênh lệch ở phần lớn quán — và đó là dữ liệu miễn phí.
Cái đo được
Ba con số cho biết việc này có tác dụng hay không:
Chi phí nhân công trên doanh thu, tính theo từng khung giờ. Nhìn theo tháng thì mọi thứ trông ổn; nhìn theo khung giờ mới thấy có những khung tỉ lệ này gấp đôi mức chấp nhận được.
Lượng đồ bỏ đi cuối ngày, cân thật. Rất ít quán cân. Cân một tuần thôi là đủ để giật mình, và cũng đủ để biết nên chuẩn bị lại thế nào.
Thời gian khách chờ ở giờ cao điểm. Đây là chỉ số đối trọng, cần có để việc cắt giảm không đi quá đà — tiết kiệm lương mà mất khách là lỗ nặng hơn.
Ba con số này đều lấy được từ dữ liệu đang có, không cần đầu tư gì thêm ngoài công sức gom lại.
Giới hạn thật, phải nói trước
Quán mới mở không dùng được. Cần vài tháng dữ liệu mới có hình dạng. Trước đó vẫn phải đoán bằng kinh nghiệm.
Mọi dự báo hỏng khi có đứt gãy. Đổi thực đơn, đối thủ mới mở cạnh bên, đường trước quán bị rào để sửa, một bài đăng bất ngờ lan rộng. Mô hình học từ quá khứ luôn sai đúng lúc mọi thứ đang đổi.
Quán nhỏ một chi nhánh thì lợi ích mỏng. Người chủ đứng ở đó mỗi ngày đã biết rồi. Giá trị thật xuất hiện từ chi nhánh thứ hai, thứ ba — khi không còn ai nhìn được hết.
Nói thẳng như vậy để tránh việc bỏ tiền vào thứ không hợp quy mô của mình.
Chỗ đáng làm trước, rẻ hơn nhiều
Nếu quán chưa có gì, thì thứ tự đúng không phải là mua phần mềm dự báo.
Trước hết: ghi lại đủ. Mỗi hoá đơn có giờ, mỗi ca có số người làm, mỗi ngày có ghi thời tiết và sự kiện bất thường. Chỉ việc này thôi, làm đều trong ba tháng, đã cho phép người quản lý nhìn ra hình dạng bằng mắt thường.
Sau đó mới tính tới việc để máy làm phần tính toán. Cùng một thứ tự với mọi bài toán dữ liệu: không có dấu vết thì không có gì để phân tích, và dấu vết cần thời gian.
Một chỗ dùng dữ liệu này còn giá trị hơn xếp ca
Cùng bộ dữ liệu giờ giấc ấy trả lời được một câu mà rất ít chủ quán hỏi: giờ nào đang lỗ?
Cách tính không khó: lấy doanh thu từng khung giờ trừ chi phí nhân công và chi phí cố định phân bổ cho khung đó. Làm xong thường lộ ra một điều khó chịu — có những khung giờ mở cửa mà không đủ bù chi phí.
Khi đó, các phương án đều rất cụ thể: rút ngắn giờ mở, đổi thực đơn cho khung đó, gộp ca, hoặc dùng khung ấy cho việc khác như nhận đơn giao đi hoặc chuẩn bị nguyên liệu.
Đây là loại quyết định mà chủ quán thường trì hoãn vì cảm giác "đóng cửa sớm thì mất khách". Có con số trong tay thì quyết định dễ hơn nhiều — và trong phần lớn trường hợp, số khách mất đi nhỏ hơn nhiều so với người ta lo.
Phần AI không chạm tới
Nó không biết ai làm được với ai. Xếp ca không chỉ là xếp đủ số người. Hai bạn không hợp nhau đứng cùng ca thì cả ca căng thẳng. Một bạn mới cần người có kinh nghiệm kèm. Người quản lý biết, bảng tính thì không.
Nó không biết ai đang cần thêm giờ. Có bạn đang cần tiền, có bạn đang thi cuối kỳ. Xếp ca là việc có phần con người trong đó, và bỏ qua phần ấy thì mất người — mà tuyển và đào tạo lại tốn hơn nhiều so với khoản tiết kiệm được.
Nó không cứu được một buổi tối hỏng. Bếp hỏng thiết bị, một bàn khách phàn nàn to tiếng, đơn giao hàng dồn cùng lúc với khách ngồi tại chỗ. Xử lý những chuyện đó là nghề của người quản lý ca, và nó là phần khó nhất của công việc.
Nó không tạo ra lý do để khách quay lại. Món ăn ổn định, nhân viên nhớ mặt khách quen, cách xử lý khi có sự cố. Không có gì trong đó đến từ một bản dự báo.
Và cái tên
Ngành ăn uống có tỉ lệ đóng cửa rất cao, và phần lớn không phải vì món dở — vì không kiểm soát được chi phí, và vì mất chất lượng khi mở rộng.
Đây cũng là ngành mà khâu thực thi đã rẻ đi rõ nhất: trang giới thiệu, ảnh món, quảng cáo, nội dung — ai cũng làm được, và làm đẹp.
Nên thứ phân biệt một thương hiệu ăn uống không nằm ở đó nữa. Nó nằm ở vận hành ổn định, và ở một cái tên khách nhớ để tìm lại — chứ không phải một gian hàng trên nền tảng giao đồ ăn, nơi mọi quán trông giống nhau và thứ hạng do bên khác quyết.
AiNhaHang.com ngắn, gọi đúng ngành, đủ rộng cho cả quán ăn, chuỗi lẫn dịch vụ ăn uống.
Tên miền nhắc trong bài: AiNhaHang.com
